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Excel移除重複資料教學總覽使用Excel內建「移除重複」功能基本操作步驟進階設定與注意事項標示重複值而不刪除（條件格式）利用函數找出唯一值或重複值UNIQUE函數（僅限新版Excel）COUNTIF函數常見問題與實用技巧（FAQ）Excel移除重複資料的實際案例案例一：活動報名名單去重案例二：銷售資料彙整案例三：專案進度表合併與其他工具的重複資料處理比較結論與推薦工具

Excel移除重複資料教學總覽

在專案管理、名單彙整或銷售數據分析等日常工作中，重複資料往往會影響決策品質與效率。Excel提供多種移除重複資料的方法，適用於不同情境。本文將系統性解析這些方法，並說明「移除重複」與「篩選唯一值」的差異：

移除重複：直接刪除重複的資料列，只保留第一筆出現的紀錄。適合需要清理資料庫、名單去重等不可逆操作。

篩選唯一值：僅顯示不重複的資料，原始資料未被刪除。適合需要暫時檢視唯一紀錄或進行資料比對。

應用情境舉例：

– 行銷團隊彙整多個來源的客戶名單，需去除重複聯絡人。

– 銷售分析時，需統計唯一客戶數量。

– 專案管理者合併多部門回報的進度表，避免重複統計。

使用Excel內建「移除重複」功能

基本操作步驟

無論是Windows、Mac還是網頁版Excel，移除重複資料的操作大致相同，僅介面略有差異。以下以Windows版為例，說明標準流程：

選取資料範圍

建議先選取包含標題列的完整資料區域，避免遺漏欄位。

點選「資料」標籤

在功能區找到「資料」選項卡。

啟動「移除重複」工具

點擊「移除重複」按鈕，彈出設定視窗。

選擇比對欄位

勾選需要比對重複的欄位（可多選），例如同時比對「姓名」與「電話」。

確認與執行

按下「確定」，Excel會自動刪除重複資料，並顯示刪除結果。

Mac/網頁版差異：

– Mac版位置與名稱略有不同，但功能一致。

– 網頁版部分功能可能受限，建議先備份資料。

表格範例：

姓名

電話

Email

王小明

0912345678

[email protected]

李小華

0987654321

[email protected]

王小明

0912345678

[email protected]

選擇三欄皆比對，僅保留第一筆「王小明」紀錄。

進階設定與注意事項

多欄位比對：可同時選擇多個欄位，僅完全相同的資料會被視為重複。

單欄位比對：僅比對單一欄位，適合只需去除重複電話或Email。

資料備份：移除重複為不可逆操作，建議先複製原始資料到新工作表。

公式與格式：移除重複後，部分公式或格式可能失效，需重新檢查。

空白列處理：空白列也可能被視為重複，執行前建議先清理空白資料。

常見錯誤案例：

– 未選取標題列，導致標題被刪除。

– 忽略部分欄位，造成資料不完整。

標示重複值而不刪除（條件格式）

有時候僅需檢查重複資料，而不希望直接刪除。此時可利用條件格式標示重複值：

選取需檢查的欄位（如Email欄）

點選「常用」>「條件格式」>「醒目提示儲存格規則」>「重複值」

選擇標示顏色，按下「確定」

應用情境：

– 招募團隊檢查履歷表是否有重複投遞。

– 行政人員核對報名名單重複情形。

注意事項：

– 條件格式僅標示，不會刪除資料。

– 適合需要人工審核或進一步處理的場景。

利用函數找出唯一值或重複值

進階用戶可透過Excel函數自動化檢查重複資料，特別適合大量資料或需定期處理的情境。

UNIQUE函數（僅限新版Excel）

語法：=UNIQUE(範圍)

範例：

=UNIQUE(A2:A100)

可快速取得唯一名單。

COUNTIF函數

語法：=COUNTIF(範圍, 條件)

應用：

– 在B2輸入：=COUNTIF(A:A, A2)

– 若結果大於1，代表A2資料為重複。

實際案例：

– 銷售團隊需每月統計唯一客戶數，可用UNIQUE函數自動產生名單。

– HR部門需標示重複身份證號，可用COUNTIF搭配條件格式。

常見問題與實用技巧（FAQ）

Q1：移除重複後資料能還原嗎？

A：若未提前備份，移除重複無法直接還原。建議操作前複製原始資料。

Q2：如何只標示不刪除重複資料？

A：可利用條件格式標示重複值，或用COUNTIF函數輔助判斷。

Q3：合併多個表格時，如何去除跨表重複？

A：先將多表資料合併於同一工作表，再用「移除重複」功能統一處理。

Q4：移除重複後發現資料錯亂怎麼辦？

A：檢查是否正確選取比對欄位，並確認標題列未被包含在資料範圍內。

Q5：空白列會被當作重複嗎？

A：是，若多個空白列存在，僅保留一個，其餘會被刪除。

Excel移除重複資料的實際案例

案例一：活動報名名單去重

某企業舉辦線上研討會，需彙整多個來源的報名資料。經「移除重複」處理後，成功去除重複報名，確保每位參與者僅收到一份通知。

案例二：銷售資料彙整

銷售團隊每月需彙總不同業務員的客戶資料。利用UNIQUE函數產生唯一客戶清單，避免重複聯繫與統計錯誤。

案例三：專案進度表合併

專案經理需整合多部門回報的進度表。先合併資料，再用「移除重複」功能，確保每項任務僅計算一次，提升專案追蹤的準確性。

與其他工具的重複資料處理比較

工具

去重功能

操作便利性

適用情境

優點

限制

Excel

內建完整

高

一般資料處理、名單去重

彈性高、支援函數與條件格式

大量資料時效能有限

Google Sheets

內建基本

高

雲端協作、即時處理

雲端共享、UNIQUE函數強大

進階條件格式略有限

Monday.com

進階資料管理

中高

專案管理、團隊協作

自動化檢查、流程整合

需註冊、部分功能付費

推薦情境：

– 若需結合專案管理與資料自動化，建議考慮Monday.com等專業工具，能自動偵測重複項目並整合任務流程，適合團隊協作與大規模資料管理。

– 一般名單去重、日常資料清理，Excel或Google Sheets已足夠。

結論與推薦工具

移除重複資料是提升資料品質與工作效率的關鍵步驟。無論是利用Excel內建功能、條件格式，還是進階函數，都能根據實際需求靈活應用。若需更高層次的資料管理與自動化，建議評估Monday.com等專業平台，協助團隊高效協作與資料整合。建議讀者根據自身情境選擇合適工具，並養成定期備份與檢查資料的好習慣。